חלוקת התמלוגים נעשית שנה אחורנית. כלומר אם לדוגמא שיר שביצעתי בתוכנית טלוויזיה שודר במהלך שנת 2017 אקבל את התמלוגים במהלך 2018 בזמן מועד חלוקת תמלוגים משידורי טלוויזיה. להלן מועדי חלוקת התמלוגים השונים באשכולות

מאי – טלוויזיה ערוצים 1 2 ו -10
אוגוסט  –  רדיו
דצמבר  – כבלים YES   והטלוויזיה החינוכית

כספי התמלוגים מועברים ע"י אשכולות לחבריה בהעברה בנקאית ישירות לחשבונם. הקפידו לדאוג למילוי פרטי חשבון בנק מלאים (ניתן למלא פרטי התקשרות באזור האישי באתר אשכולות, ע"י פקס או טלפון לאשכולות) . כמו כן חשוב לוודא שברשותכם אישור ניכוי מס בתוקף. בנוסף יש לעדכן במהירות על כל שינוי בפרטי ההתקשרות (חשבון בנק, דואר אלקטרוני, טלפון וכתובת). ניתן לעדכן באתר באזור האישי  או להתקשר למשרדינו. 

במידה והביצועים החסרים בדו"ח הם של גופים החתומים עם אשכולות על הסכמי תמלוגים והם כלולים בחלוקה התקופתית הרלוונטית ניתן לשלוח דו"ח מקוון לאשכולות דרך האזור האישי לחבר באתר אשכולות או להתקשר לאחראי/ת על אותו גוף באשכולות בטלפון או במייל. מומלץ להצטייד בפרטים המלאים ככל הניתן לגבי מועד השידור הגוף המשדר וכיו"ב. במידה והפנייה רלוונטית לתשלום תמלוגים המקרה ייבדק ואם יימצא כנכון ישולמו התמלוגים בגין הביצוע החסר. 

מנכ"ל אשכולות אילי גורליצקי העלה את סוגיית האסיפה הכללית בפני ועדת ביקורת . בשל המספר הנמוך של המשתתפים באסיפות שהתקיימו , שלא עומד במניין החוקי ,יוצא שההכנות הרבות לקיום האסיפה יוצר הכבדה שלא לצורך.

לכן, לנוחות החברים , הוחלט באשכולות כי 10 חברים אשר יבקשו כינוס אסיפה כללית יביאו לקיומה המידי.

ועדת הביקורת קיבלה את רוח הדברים והמליצה בנוסף לשנות את הסעיף הנ"ל בתקנון (בקשת 10 חברים לקיום אסיפה) אך מודעת לקושי בשינוי זה במצב שבו אין מניין חוקי לשינוי התקנון.

לאור כל האמור לעיל,במצב הנוכחי כל בקשה של 10 חברים תביא לכינוס האסיפה הכללית באופן מידי.

1. סכום הכסף המיועד לחלוקה לכל האמנים כשהוא מחולק בסך כל דקות השידור של כל האמנים נותן את מספר השקלים לדקה שהוא לצורך ענייננו X. כלומר:  x = מספר השקלים לדקה
2. ראוי לציין שה X מתקבל מחישוב של כל גוף משדר בנפרד, וערכו שונה בכל גוף שידור. זאת מכיוון שכל גוף שידור מעביר סכום תמלוגים שונה בגודלו. לכן ה-x  [סך השקלים לדקה] –שונה בכל גוף שידור.
3. X שהוא מספר השקלים לדקה, כפול מספר דקות-השידור של האמן בכל גוף משדר, נותן את הסכום לו זכאי האמן.
4. מסקנה:X כפול מספר דקות שידור של כל אמן = הסכום לו זכאי האמן.

ביצוע אמנותי הינו שיר, קטע משחק ,ריקוד ,הקראה של שיר או דיבוב במסגרת סרט תסכית או סדרה מונפשת – המבוצעים ע"י אמנים.

רק במקרים בהם אותו ביצוע משודר בישראל ע"י גוף החתום מול אשכולות על הסכם תמלוגים יזכה האמן המבצע בתמלוגים עבורו. במקרה שבו אמן מבצע ביצוע אמנותי בערוץ שידור שאינו משלם תמלוגים לאשכולות לא יזכה האמן התמלוגים עבור ביצוע זה מאשכולות ובשל כך גם ביצוע זה לא יופיע בדו"ח התמלוגים שיקבל מאשכולות.

בישראל אשכולות מגנה על זכויות האמנים המבצעים, אקו"ם – על זכויות היוצרים ( תמלילנים מלחינים, מעבדים, סופרים וכ"ו) , עיל"ם – על זכויות הנגנים. אמן יכול להיות רשום במקביל לכל אחד מגופים אלה במידה והוא פעיל כמבצע, יוצר או נגן במקביל.

באשכולות לוקחים ברצינות את נושא שקיפות וזמינות המידע לחברים:

א. אופן ושיטת חלוקת התמלוגים מופיעים באתר ובדו"ח השנתי הנמסר לחברים.

ב.  הנהלת החברה מוציאה ושולחת כל שנה, דו"ח מבוקר עדכני של רואי החשבון של החברה,בתוספת דו"ח על מצב החברה על פי מאזן בוחן ל 31.12 של השנה החולפת.

ג. הדו"ח הנ"ל עומד לרשות החברים וזמין לכל חברי וחברות  אשכולות ונתוני מפתח (KEY NUMBERS) של דו"ח ההכנסות וההוצאות של אשכולות מופיע באזור האישי לאמנים באתר.

ד. מידע עדכני על שלל פעילויות אשכולות ומאבקיה מתפרסם בכל שבוע כאן באתר החדש של אשכולות. 

אשכולות אוספת תמלוגים עבור שידור ביצועים אמנותיים –  שירים , קטעי משחק בסרטים או הצגות, דיבוב בתוכניות, קטעי ריקוד. אשכולות אוספת תמלוגים כארגון היציג של האמנים המבצעים בישראל ומתוקף ההסכמים עליהם היא חתומה מול גופי השידור השונים. אשכולות מייצגת בעניין זה אמנים בלבד ולפיכך אינה מחלקת תמלוגים על הופעה בטלויזיה או ברדיו של אנשי תקשורת ,קריינים אנשי ציבור וכיו"ב שאינם פעילים או מוגדרים ומוכרים כאמנים. אשכולות הוקמה ע"י אמנים ועבור אמנים בלבד.   

אשכולות עושה את מירב המאמצים לגבות כספים מכל הגופים המשדרים בישראל. ישנם גופים שאינם משלמים ולא חתמו על הסכם עם אשכולות וישנם גופים דוגמת ערוץ 24 ותחנות הרדיו האזורי שמעבירות סכום זעום עבור השימוש בביצועים. סכומים אלה מתווספים למאגר התמלוגים הכללי אך קטנים מדי על מנת שיחושבו בדו"ח התמלוגים. אשכולות נאבקת באופן ממושך ועקבי להעלאת התשלום על השימושים בביצועים מגופים אלה ולכיסוי מיטבי של מפת הגופים המשדרים והעסקים המשתמשים בביצועים של אמני ישראל.

שירים,סרטים,קטעי ריקוד ומשחק מוצגים ומושמעים גם במקומות פומביים (קניונים,בתי קפה ,מטוסים ושדות תעופה,מסעדות ואולמות אירועים). השמעת והצגת ביצועים אלה ברבים מחייבת את את בעלי העסקים והחברות בתשלום לבעלי הזכויות על הביצועים.

אשכולות החלה בשנים האחרונות בגבייה על השמעות פומביות מבתי עסק בארץ בשיתוף עם עיל"ם המייצגת את הנגנים בישראל. גבייה זו נמצאת בצמיחה מתמדת.